O artigo refere-se a uma transcrição livre, do prefácio do livro "Necessary but not sufficient", do autor Eli Goldratt.
Palavras-chave: tecnologia, inovação, políticas empresariais.
Enquadramento
No final do século anterior, a empresa Baan era líder em sistemas de informação. E, ainda que o dono da empresa dissesse que as coisas não poderiam estar a correr melhor, pela primeira vez, deixou de estar claro sobre o que fazer a seguir. Foi aí que pediu ajuda a um velho amigo, Eli Goldratt que, após analisar o caso, concluiu que toda a indústria de TI mais parecia um comboio a ir diretamente contra uma parede. É que esta indústria estava habituada a taxas de crescimento na ordem dos 40% ao ano e, para manter esse crescimento precisaria adotar uma solução contra-intuitiva. Aliando isto ao facto de que, na altura, os lucros serem muito elevados, era mais do que provável que os donos dessas empresas não estivessem dispostos a ouvir alternativas. E, mais cedo do que se gostaria, as previsões catastrofistas tornaram-se realidade, a ponto de quatro anos mais tarde, nenhuma empresa de TI estar então a crescer 40% ao ano.
Nos últimos anos, quase todas as empresas investiram bastante em sistemas de informação (dezenas ou centenas de milhões) mas, apesar desses investimentos avultados, Goldratt afirma que desconhece uma única empresa que tenha proclamado grandes resultados no lucro líquido, devido às TI. De facto, a maioria das empresas diz que estes investimentos são um mal necessário. Mas não tem que ser assim. Por exemplo, um ERP pode pôr a empresa num novo nível de desempenho desde que...desde que respondamos às seis questões seguintes (usemos como exemplo, os sistemas de informação):
1. Qual é o verdadeiro poder dos sistemas de informação?
O poder desta tecnologia está na capacidade de gerir dados, mais concretamente no poder incrível para guardar, transferir e extrair dados. Sim, quando comparamos com a tecnologia anterior, o papel, quantas resmas precisaríamos imprimir para ficarmos em posse de todos os dados da empresa? E depois de guardarmos todas as folhas, em montanhas, quanto tempo precisaríamos para identificar aquela que estaríamos à procura? Pois é, chegámos a um ponto que se tivermos que esperar mais do que uns segundos para obter certos dados, começamo-nos a queixar do sistema. Mas, qual é o verdadeiro benefício de tudo isto? De que modo uma empresa pode ganhar com esta tecnologia? Apenas de uma única forma: uma tecnologia pode trazer benefícios se e só se diminuir uma limitação. Ou seja, paremos de admirar o poder da tecnologia e façamos antes a próxima pergunta:
2. Que limitação é diminuída por esta tecnologia?
A limitação é a necessidade de qualquer gestor, a qualquer nível precisar tomar decisões, sem que tenha consigo, todos os dados relevantes. Antes da era digital, os dados gerados num departamento quase nunca ficavam disponíveis, em tempo útil, num outro departamento. Acontece que quase todas as decisões precisam de dados relevantes que não são ou n vêm da área sob análise, mas de outras, ou seja, muitas vezes as decisões são tomadas com dados em falta. Concorda?
Veja-se um exemplo muito simples: um operador que está à frente de uma máquina e o supervisor precisa tomar a decisão se aquele inventário deve ou não ser processado. Nesta situação é importante saber se há demasiado trabalho em curso (ou stock) até ao cliente final. Se houver, então sabemos que será um erro processar tal inventário. Nesse cenário, o operador deve ficar de braços cruzados, mesmo que não tenha mais nada para fazer. Mas, se o WIP estiver para lá da área do supervisor, qual a probabilidade de este ser notificado em tempo útil? Ou seja, a decisão é feita sem se estar em posse de todos os dados relevantes. E como este, há muitos mais exemplos. Ora, se uma tecnologia conseguir diminuir tamanha limitação, ela deverá conduzir a enormes benefícios. Certo? Mas se assim fosse, não deveríamos, ao dia de hoje, ouvir muitas mais empresas defender que a implementação destes sistemas conda retornos no lucro líquido, ordens de grandeza superiores? Por que razão ouvimos quase o contrário? Se assim é, então é porque terá que haver mais qualquer coisa em falta, na nossa análise. Bom, mas as empresas já eram geridas, antes de haver sistemas de informação e por isso será razoável assumir que certos comportamentos, políticas e regras foram sendo desenvolvidas para "acomodar" a limitação.
Então, que benefícios obteremos quando instalamos uma tecnologia que remove a limitação, mas não as regras antigas? A resposta é óbvia: enquanto as regras que nos ajudaram a contornar a limitação continuarem a ser seguidas, o resultado será o mesmo de quando a limitação existia. E com isto, lá se vão os benefícios extraordinários. Por isso, a terceira pergunta é:
3. Que regras ajudaram a "acomodar" a limitação?
No exemplo que estamos a seguir, a limitação refere-se a tomar decisões sem que se esteja em posse de todos os dados relevantes. E, se os dados em falta são aqueles criados fora do nosso local, então é óbvio que as regras criadas seguem o objetivo da otimização local! É verdade que sempre é melhor seguir estas regras do que decidir à sorte, de forma arbitrária, mas também é verdade que ótimos locais não são sinónimo de ótimos globais! E são estes que andamos à procura. Olhe para a sua empresa e veja se em cada estação, em cada departamento, em cada área, se não existe pelo menos uma regra de otimização local! Elas estão por todo o lado…e o seu número é proporcional ao número de limitações sentidas por cada gestor. Mas identificar as regras antigas não é suficiente para definir as novas regras. Eis por isso a quarta questão:
4. Que regras devem então ser usadas?
Que regras devem então ser usadas? Sabemos que toda a contabilidade dos custos se baseia em ótimos locais. Mas o que usar como alternativa? Uma análise ABC? Não adiantará pois o pressuposto errado continuará a ser utilizado: o pressuposto de que a alocação ou o rateio dos custos conduzem a boas decisões. A INERCIA-MN defende que os princípios Throughput Accounting fornecem respostas muito melhores, a um esforço muito mais baixo. Mas quantos sistemas informáticos não continuam a funcionar com base em custeios de produto? Todos eles. Mas porquê? Talvez porque as pessoas que desenharam os sistemas não se aperceberam que as regras antigas foram usadas para acomodar certas limitações, e com isso elas foram ficando escritas na pedra. Talvez seja essa a razão para os fornecedores de software falarem antes de novas caraterísticas que ajudam a dar uma melhor "visibilidade", em vez de se concentrarem em formas de se gerar muito mais lucro líquido para os seus clientes! Impõe-se por isso a próxima pergunta:
5. Face às novas regras, o que precisa ser mudado na tecnologia?
Nos sistemas ERP, talvez seja necessário substituir 1 a 2 por cento do código dos softwares...e apagar cerca de 30%! Devido à inércia, a intuição diz-me que apagar 30% demorará muito mais do que substituir os 2% de código! E, finalmente, a maior pergunta de todas:
6. Como causar a mudança?
Mudar de tecnologia não é simples, mas mudar a tecnologia é o desafio menor! Sabemos agora que para obtermos resultados precisamos, antes demais, mudar para melhores regras. Mas as regras vigentes produzem muita inercia…inercia essa que se vai acumulando. Talvez por isso as empresas de software se sintam tão relutantes em mudar. Mas ao falar com vários executivos de empresas de software fica óbvio que estes desejam satisfazer as necessidades do mercado, ou seja, uma quantidade suficiente dos mercados precisa ganhar consciência de que para vencer, terão de lidar com a maior das restrições, isto é, terão que mudar o modo de pensar e, com isso, alterar as regras que se baseiam em otimizações locais.
Por isso, se puder dar uma sugestão aqui vai: quando estiver a desenvolver software, a criar uma aplicação, ou qualquer outro projeto relacionado com tecnologia, faça esse caminho sim, mas com estas seis perguntas em mente.
REFERÊNCIAS
[1] Goldratt, E., Schragenheim, E., Ptak P., Necessary But Not Sufficient (2002), North River Press.
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