A velocidade é uma das variáveis mais estudadas e importantes em Física, e na INERCIA-MN não é diferente. Importa-nos saber a velocidade a que se faz dinheiro ou a que velocidade as coisas estão a ser entregues, (…).

Para aumentarmos o seu valor, precisamos reconhecer que vivemos em sistemas físicos e que por isso existe sempre um ponto a partir do qual se entra em saturação. Dito de outra maneira, não é por colocarmos mais carga (mais trabalho) no sistema, que a velocidade aumentará, porque esta não se mede pelo número de tarefas que se abrem, mas pelo número de produtos finais que se fecham (por exemplo, o fecho de uma venda ou a conclusão de um projeto). O que fazer então?

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Diversos estudos mostram que trabalhar em modo sequencial leva a uma maior taxa de conclusão das tarefas. São exibidos diversos avisos de que é prejudicial fazer várias coisas em simultâneo mas, estranhamente, há quem se gabe de tal competência, afirmando que de contrário não seria eficiente. Temos uma surpresa: na INERCIA-MN não medimos eficiências locais! Não medimos a eficiência pela taxa de ocupação da pessoa. Sabemos que esse indicador não nos diz nada sobre a saúde da empresa. O mais próximo que medimos da eficiência é a produtividade global: T/OE.

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Mas, se por norma, existe um consenso generalizado de que a má-multitarefa é prejudicial, por que continuamos a praticá-la?

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A resposta é muito simples: porque não gostamos de estar muito tempo sem ter o que fazer e, graças à síndrome das eficiências, não gostamos de ver pessoas sem ter o que fazer. Sim, se pensarmos um pouco, concluímos que a origem da má-multitarefa está na junção da premissa anterior com um outro facto bem real: as interrupções! As interrupções dão cabo do bem-estar e da satisfação das pessoas porque quebram o fluxo do trabalho (e o fluxo é um ótimo aliado da felicidade ou da «dormência mental», no bom sentido da expressão). Repara: qualquer imprevisto, algo não planeado, a falta de uma assinatura, a falta de um material, a falta de conhecimento impede-nos de continuar a trabalhar numa tarefa. Para não ficarmos de braços cruzados ou para não ficarmos mal na fotografia, vamos querer começar (ou recomeçar) uma outra tarefa, mesmo que para isso seja necessário interromper o trabalho de um colega. E pronto, estão criadas as condições para se dar início a um pérfido círculo vicioso, porque o mais provável é termos que voltar a interromper a nova tarefa, pelas mesmas razões da primeira.

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Para nos livrarmos deste mal precisamos, primeiro, de nos lembrar que trabalhamos numa empresa única: não medimos eficiências locais! De seguida, há duas ações a tomar, continuadas no tempo, muito importantes e complementares:

• Medir a nossa carga e nunca ultrapassar o ponto de saturação (representado por um intervalo de valores). Deste modo, o nível de multitarefa manter-se-á reduzido e tendencialmente sequencial (sim, num mundo sem interrupções e recursos ilimitados a prática seria sempre one-piece flow).

• Lidar eficazmente com as interrupções, começando por não colocá-las debaixo do tapete.